Не допускается отправка в командировки лиц младше 18 лет и беременных женщин.
Направление в служебные командировки женщин с детьми до трех лет возможно только при наличии их письменного согласия и отсутствии медицинских противопоказаний. Работодатель обязан письменно уведомить их о праве отказаться от командировки. Аналогичные гарантии предоставляются работникам, воспитывающим детей-инвалидов (до 18 лет), а также лицам, осуществляющим уход за больными членами семьи на основании медицинского заключения. Это также относится к отцам, в одиночку воспитывающим детей, и опекунам (попечителям) несовершеннолетних.
Основанием для командировки служит служебное задание (поручение), подготовленное руководителем подразделения, где работает сотрудник. В задании указывается пункт назначения, продолжительность поездки и ее цель. Документ утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. Направление оформляется распоряжением (приказом) с указанием должности командируемого, цели, времени и места командировки. На основании приказа выдается командировочное удостоверение, подтверждающее период пребывания в командировке (даты прибытия и отъезда).
По возвращении из командировки сотрудник предоставляет авансовый отчет с подтверждающими документами и краткий отчет о проделанной работе.
Днем отъезда считается дата отправления транспорта из места постоянной работы, а днем приезда – дата прибытия транспорта обратно. Если транспорт отправляется до 24 часов, днем отъезда считаются текущие сутки, после 0 часов – последующие. При удаленности станции, пристани или аэропорта учитывается время на проезд до них. Аналогично определяется день прибытия. Сотрудник в командировке подчиняется режиму работы и отдыха организации, куда он направлен. Дополнительные дни отдыха за время командировки не предоставляются.
Вопрос о выходе на работу в день отъезда или приезда решается по согласованию с работодателем.
При направлении в командировку за сотрудником сохраняются должность и средний заработок, а также компенсируются расходы (ст. 167 ТК). Гарантия сохранения должности означает, что работник не может быть уволен по инициативе работодателя в период командировки, за исключением ликвидации организации. Средний заработок сохраняется за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы. По желанию сотрудника зарплата может быть переведена ему (за счет командирующей организации).
При командировке совместителя средний заработок сохраняется у направившего его работодателя. Если командировка осуществляется одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы распределяются между работодателями по соглашению.
Согласно ст. 168 ТК, работодатель компенсирует сотруднику расходы на проживание, проезд, суточные и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.