Документы ликвидируемых организаций. Статьи по предмету Гражданское право

Наша компания оказывает помощь по написанию статей по предмету Гражданское право. Используем только актуальное законодательство, проекты федеральных законов, новейшую научную литературу и судебную практику. Предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все выполняемые работы даются гарантии

ЗАКАЗАТЬ

Вернуться к списку статей по юриспруденции

ДОКУМЕНТЫ ЛИКВИДИРУЕМЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

М.М. СИЧКАРЕВА

В процессе "жизнедеятельности" организации накапливается большое количество документов - управленческих, финансовых, по личному составу, хозяйственно-административных.

Особенную ценность и важность представляют документы по личному составу и о заработной плате, т.к. если предприятие-банкрот не выполнило обязательство по забортной плате, то в реестр кредиторов в первую очередь включат работников этого предприятия. Документы по личному составу и лицевые счета работников необходимы для подтверждения факта работы, стажа и пенсионных начислений.
Документы финансового характера позволяют оценить финансовые возможности предприятия, выяснить кредитные и иные финансовые обязательства.
Документы управленческого характера дают возможность оценить качество руководства предприятием, оценить, какие управленческие решения были приняты при распоряжении финансовыми средствами, какие меры были приняты для стабилизации или недопущения кризисного состояния предприятия.
Нетрудно представить, какой объем документов может накопиться за несколько лет существования предприятия. И если случилось так, что предприятие перешло в стадию банкротства или ликвидации, что же делать со всеми этим документами? Попытаемся разобраться в том, что нам говорит буква закона, какая есть ответственность за сохранность документов должника и рассмотрим примеры судебных решений.
Ряд особенностей.
1. Ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства. При ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив/центр данного региона) <1>.
--------------------------------
<1> Рудина Н., Сичкарева М. Как сдать свои документы в госархив? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2014. N 2.

2. Документы не каждой организации включены в состав архивного фонда Российской Федерации. Для этого существует отдельная процедура, но даже если организация ее инициирует, не факт, что документы войдут в состав архивного фонда.
3. Документы по личному составу и лицевые счета работников обязательны к сдаче в государственный архив в случае полной ликвидации предприятия.
4. Обязанности по обработке документов и обеспечении их сохранности возлагаются на временный орган предприятия (арбитражный управляющий, ликвидационная комиссия).

Законодательная основа

1.1. Общие положения о передаче документов ликвидируемых организаций, которые установлены Законом об архивном деле в РФ.
Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
1.2. Пункт 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (в ред. от 13.07.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 25.07.2015):
- конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.3. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций определяет порядок работы с документами ликвидируемых организаций.
При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Правил работы архивов организаций.
Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
1.4. Выдержка из Положения о временной администрации по управлению кредитной организацией, глава 12 "Прием-передача документации кредитной организации".
Временная администрация обязана принять и обеспечить сохранность документов:
- в случае приостановления полномочий исполнительных органов кредитной организации руководитель временной администрации обязан принять и обеспечить хранение, а руководитель кредитной организации и главный бухгалтер кредитной организации обязаны передать бухгалтерскую и иную документацию кредитной организации согласно перечню документации кредитной организации, подлежащей приему-передаче при назначении временной администрации и прекращении ее деятельности, базы данных кредитной организации на электронных носителях (резервные копии баз данных), программное обеспечение, а также коды доступа, пароли. Прием-передача указанной документации, электронных баз данных об операциях кредитной организации, программного обеспечения, а также кодов доступа, паролей осуществляется в сроки, определенные временной администрацией, и оформляется соответствующими актами, составляемыми в произвольной форме;
- акты приема-передачи документации при передаче личных дел и данные по лицевым счетам работников кредитной организации по заработной плате за последние три года должны содержать список работников, а также информацию о передаче (непередаче) сведений (отчетов) и документов, представляемых в налоговые органы и государственные внебюджетные фонды за последний налоговый (отчетный) период.
- в случае отсутствия (передачи не в полном объеме) имущества, бухгалтерской и иной документации кредитной организации согласно перечню документации кредитной организации, подлежащей приему-передаче при назначении временной администрации и прекращении ее деятельности, баз данных кредитной организации на электронных носителях (резервные копии баз данных), программного обеспечения, а также кодов доступа, паролей по месту регистрации и (или) последнему известному месту нахождения кредитной организации руководитель временной администрации обязан составить соответствующие акты;
- в случае если составление описи передаваемых документов по не зависящим от временной администрации причинам невозможно (документы имеют существенные повреждения, большой объем передаваемых документов, внесистемное хранение документов и другое), указанные документы передаются временной администрацией конкурсному управляющему (ликвидатору, представителю Агентства) в составе документации кредитной организации, подлежащей передаче при прекращении деятельности временной администрации, упакованными в футляры (коробки) (по различным направлениям финансово-хозяйственной деятельности) с указанием даты и места упаковки, а также общего характера документов и периода их составления;
- в случае если руководитель кредитной организации (главный бухгалтер кредитной организации) отказался от передачи документации кредитной организации, руководитель временной администрации обязан составить акт о воспрепятствовании;
- в случае если в период деятельности временной администрации будут обнаружены документы кредитной организации, подлежащие приему-передаче, руководитель временной администрации в присутствии члена временной администрации и работников кредитной организации (при их наличии) обязан составить в произвольной форме акт об обнаружении документов с указанием места и обстоятельств обнаружения документов, состояния их сохранности, наличия описей, систематизированности, условий хранения;
- руководитель временной администрации принимает меры по обеспечению сохранности обнаруженных документов, в том числе путем организации их хранения в опечатанном помещении, сейфе или иным способом, исключающим утрату и доступ посторонних лиц к документам, о чем делается соответствующая запись в акте об обнаружении документов. Опись обнаруженных документов составляется по папкам и прилагается к акту приема-передачи бухгалтерской и иной документации кредитной организации в случае, если условия хранения и систематизированность обнаруженных документов позволяют такую опись составить. Указанные документы подлежат передаче конкурсному управляющему (ликвидатору, представителю Агентства) в составе документации кредитной организации, подлежащей передаче при прекращении деятельности временной администрации, путем предоставления доступа в ранее опечатанное временной администрацией помещение или к иному месту хранения с одновременной передачей копии акта об обнаружении документов.

1. Ответственность

Диспозиция части 4 ст. 14.13 КоАП РФ.
Незаконное воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего, конкурсного управляющего либо временной администрации кредитной или иной финансовой организации, в том числе несвоевременное предоставление, уклонение или отказ от передачи арбитражному управляющему, конкурсному управляющему либо временной администрации кредитной или иной финансовой организации сведений и (или) документов, необходимых для исполнения возложенных на них обязанностей, и (или) имущества, принадлежащего юридическому лицу, в том числе кредитной или иной финансовой организации, в случаях, когда функции руководителя юридического лица, в том числе кредитной или иной финансовой организации, возложены соответственно на арбитражного управляющего, конкурсного управляющего и руководителя временной администрации кредитной или иной финансовой организации, если эти действия (бездействие) не содержат уголовно наказуемых деяний.
Санкция:
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года.
Диспозиция части 4.1 ст. 14.13 КоАП РФ:
действия (бездействие), предусмотренные частью 4 настоящей статьи, либо сокрытие документов и иных носителей информации, совершенные в отношении представителей Банка России или государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" в связи с осуществлением ими полномочий при проведении анализа финансового положения банка в соответствии с Федеральным законом от 26 октября 2002 года N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)".
Санкция:
влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года.

2. Судебная практика

Пример разрешения дела судом по ч. 3 ст. 14.13 КоАП РФ.
Наглядный пример грубого нарушения норм о хранении документов ликвидируемой организации, нарушения порядка передачи документов на хранение или уничтожение. В итоге арбитражный управляющий привлечен к административной ответственности с минимальным штрафом - 2500 рублей. В данном случае не приходится говорить о соразмерности совершенного правонарушения и наказания, что еще раз подтверждает отсутствие существенных санкций за нарушение норм о хранении документов.
Суть дела.
Арбитражным управляющим были уничтожены документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами, что свидетельствует о неисполнении обязанности, предусмотренной пунктом 4 статьи 20.3 и пунктом 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)".
Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Красноярскому краю обратилось в Арбитражный суд Красноярского края с заявлением о привлечении арбитражного управляющего Колосова Вячеслава Алексеевича к административной ответственности за совершение правонарушения, предусмотренного частью 3 статьи 14.13 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:
- ч. 3 ст. 14.13: неисполнение арбитражным управляющим или руководителем временной администрации кредитной организации обязанностей, установленных законодательством о несостоятельности (банкротстве), если такое действие (бездействие) не содержит уголовно наказуемого деяния, - влечет наложение административного штрафа на арбитражного управляющего или руководителя временной администрации кредитной организации в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от шести месяцев до трех лет.
В ходе административного расследования административным органом установлено 6 обстоятельств нарушения законодательства о банкротстве и архивного деле.
Пункт 2 ст. 129: конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Однако суд, основываясь на нормах архивного законодательства, довод не признал.
1. Пунктом 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
2. Согласно пункту 1.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень документов), перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности в том числе организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
3. В соответствии со статьей 656 Перечня документов личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии документов, личных документов, листки по входящих в состав учету кадров, анкеты, личных дел, аттестационные листы и др.) подлежат хранению в течение 75 лет.
4. Статьей 669 Перечня документов предусмотрено, что документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников подлежат хранению в течение 5 лет.
5. Согласно статье 694 Перечня документов документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину, хранятся 3 года.
6. Статьей 896 Перечня документов предусмотрено, что больничные листы подлежат хранению в течение 5 лет.
7. В нарушение указанных норм заявления работников по отчислению алиментов должника за период с 2008 по 2009 годы, на учебные и основные отпуска за 2007 год, копии приказов на ознакомление по отпускам за 2008 год, приказов, распоряжений о предоставлении отпусков работникам общества за период с 2008 по 2010 годы, журналы учета работников общества, отбывающих в командировку, за 2007 год и учета нарушений трудовой дисциплины, больничные листы общества за 2007 - 2010 годы конкурсным управляющим Колосовым В.А. уничтожены, что подтверждается пунктами 2, 12, 17, 43, 58, 68 Перечня документов, подлежащих уничтожению от 22.04.2011, а также отчетом арбитражного управляющего о своей деятельности и о результатах проведения конкурсного производства от 26.04.2011, согласно которому 21.04.2011 на счет должника поступили денежные средства в сумме 2650 рублей от сдачи макулатуры.
8. Довод арбитражного управляющего о том, что уничтоженные документы не подлежали сдаче в архив, является необоснованным, опровергается Перечнем документов, подлежащих уничтожению от 22.04.2011, и вышеуказанными требованиями законодательства.
9. Довод арбитражного управляющего о том, что сроки, указанные в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, определены для действующих организаций (не находящихся в стадии ликвидации), также отклоняется судом апелляционной инстанции как необоснованный. В данном Перечне отсутствует информация о том, что указанные в нем сроки определены только для действующих организаций. Сроки хранения установлены для типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, независимо от того, в каком состоянии находится юридическое лицо.
10. Неосуществление конкурсным управляющим Колосовым В.А. действий по передаче на хранение вышеуказанных документов должника, подлежащих обязательному хранению (уничтожение вышеуказанных документов), свидетельствуют о неисполнении им обязанности, предусмотренной пунктом 4 статьи 20.3 и пункта 2 статьи 129 Закона о банкротстве, и содержат признаки объективной стороны вменяемого административного правонарушения <2>.
--------------------------------
<2> Постановление третьего Арбитражного апелляционного суда от 3 ноября 2011 г. по делу N А33-10099/2011.

Дело о неупорядоченных документах предприятия-должника.
Суть дела.
Истец, являясь конкурсным управляющим ЗАО "Трест "Свердловскпромстрой", признанного несостоятельным по упрощенной процедуре, просит обязать Управление архивами Свердловской области осуществить упорядочение документов ЗАО "Трест Свердловскпромстрой" постоянного срока хранения и документов по личному составу и принять документы на хранение на безвозмездной основе в связи с отсутствием конкурсной массы.
Установлено судом следующее.
1. Решением Арбитражного суда Свердловской области от 04.10.2004 Закрытое акционерное общество "Трест "Свердловскпромстрой" признано несостоятельным (банкротом), введено конкурсное производство сроком на 12 месяцев.
2. Определением Арбитражного суда Свердловской области от 22.11.2005 ЗАО Трест "Свердловскпромстрой" было признано отсутствующим должником.
3. Шесть раз продлевалось конкурсное производство. Причиной многократного продления конкурсного производства являлось наличие неупорядоченных документов ЗАО "Трест Свердловскпромстрой" постоянного срока хранения и документов по личному составу, не переданных конкурсным управляющим на хранение в порядке, установленном действующим законодательством, в связи с отсутствием конкурсной массы и денежных средств ЗАО "Трест "Свердловскпромстрой".
Нормы, на которых основано решение суда.
1. В силу п. 3 ст. 129 ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" конкурсный управляющий вправе передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
2. Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
3. Согласно ч. 3 ст. 23 ФЗ N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.
4. Согласно ч. 2 ст. 227 ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" заявление о признании отсутствующего должника банкротом подается уполномоченным органом только при наличии средств, необходимых для финансирования процедур банкротства. Порядок и условия финансирования процедур банкротства в отношении отсутствующих должников, в том числе размер вознаграждения конкурсного управляющего, определяются Правительством Российской Федерации.
Вывод.
Таким образом, обязанность упорядочить документы лежит на конкурсном управляющем; без упорядочения документов ответчик не вправе принять документы предприятия, находящегося в процессе ликвидации, на хранение. В нарушение части 1 ст. 65 АПК РФ конкурсным управляющим не представлено доказательств принятия необходимых мер для изыскания денежных средств, необходимых для упорядочивания документов. Решение суда: в удовлетворении иска отказать в полном объеме <3>.
--------------------------------
<3> Решение арбитражного суда Свердловской области по делу N А60-6627/07-с04.

3. Заключительные положения

Нарушение прав граждан на получение социально-правовой информации - это основная проблема, связанная с утратой документов по личному составу в процессе реорганизации или ликвидации предприятия, ведь этот процесс длительный и порой занимает не один год. Есть немало примеров того, как граждане не могли подтвердить свой стаж работы и уровень заработной платы, т.к. предприятие было ликвидировано, а документы бесследно исчезли. В попытке найти правду в суде граждане оказываются бессильны.
Суды допускают, что при невозможности документально подтвердить среднемесячный заработок в связи с утратой работодателем первичных документов о заработке и невозможности определить причинителя вреда органами, осуществляющими пенсионное обеспечение, могут быть приняты к производству документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на данном конкретном предприятии, в том числе документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника <4>.
--------------------------------
<4> Сичкарева М.М. К чему приводит утрата документов по личному составу. Работодатель теряет - работник страдает // Эж-Юрист. 2015. N 6.

Дело заходит в тупик, так как гражданину нет возможности собрать косвенные доказательства, если подлинники документов по личному составу утеряны, и тем более не представляется возможным установить причинителя вреда. Гражданин должен иметь право доказать уровень дохода любым способом (например, располагая копиями личного дела и лицевых счетов, заверенными в установленном порядке).
Очевидна значимость архивных документов для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу. Архивные документы содержат исторически значимую информацию, которая необходима для научно-исследовательских целей. В этом и заключается использование и применение архивных документов. Также архивный документ имеет огромное значение для защиты законных интересов и прав граждан (например, документы по личному составу, личные дела, лицевые счета, т.е. те документы, которые отражают трудовую деятельность гражданина, или, например, документы, устанавливающие права собственности, и иные документы, которые подтверждают специальный или иной статус гражданина). Архивный документ в данном случае - это официальный и единственный источник информации.

Список литературы

1. Сичкарева М.М. К чему приводит утрата документов по личному составу. Работодатель теряет - работник страдает // Эж-Юрист. 2015. N 6.
2. Рудина Н., Сичкарева М. Как сдать свои документы в госархив? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2014. N 2.

Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Гражданское право, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.

ИА ГАРАНТ