Наша компания оказывает помощь по написанию статей по предмету Трудовое право. Используем только актуальное законодательство, проекты федеральных законов, новейшую научную литературу и судебную практику. Предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все выполняемые работы даются гарантии
Вернуться к списку статей по юриспруденции
О ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ
А.В. КУДАШКИН, А.В. ПОТАПОВ
22 ноября 2021 г. Президентом Российской Федерации подписан Федеральный закон "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" от 22 ноября 2021 г. N 377-ФЗ (далее - Федеральный закон N 377). Внесенные поправки позволяют работодателям использовать в трудовых и непосредственно связанных с ними отношениях электронный кадровый документооборот.
Заметим, что переход на электронный документооборот - это не обязанность, а право, которое предоставлено как работнику, так и работодателю. Причем такой переход возможен как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц, независимо от численности работников и организационно-правовой формы организации.
Кроме включения в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) новых статей - ст. ст. 22.1 - 22.3, внесены изменения и в ст. 68 ТК РФ, согласно которым при приеме на работу приказ теперь не является обязательным документом, работодатель вправе его издать, но не обязан.
Указанные изменения, с одной стороны, являются адекватными современным методам организации и управления трудом. С другой стороны, они носят в некотором смысле революционный характер относительно требований действующего нормативно-правового регулирования, что обусловлено широким распространением в действующем трудовом законодательстве требований об ознакомлении работников с кадровыми документами под подпись и роспись, что ранее в правоприменительной практике рассматривалось как безоговорочное требование законодательства об ознакомлении работников с документами исключительно на бумажных носителях.
Между тем теперь в соответствии с ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ электронное ознакомление работников возможно с документами, оформление которых происходит сейчас на бумажном носителе, а также в отношении которых установлено требование об ознакомлении работников под роспись.
Кратко отметим, что указанные изменения возникли не на пустом месте. Так, уже более пяти лет назад на Всемирном экономическом форуме в Давосе в 2016 г. было заявлено о переходе ведущих государств мира в четвертую промышленную революцию <1>. Характерной чертой указанной революции является интернетизация всех сфер жизни общества <2>. А уже сейчас заявляется о планах по переходу к Индустрии 5:0 <3> как пятой промышленной революции, которая позволит в будущем объединить потенциал искусственного интеллекта, "цифры" и человека. В связи с этим изменения в регулировании отношений в сфере труда, их цифровизация находятся под пристальным вниманием Международной организации труда, а также научного сообщества по всему миру. В частности, можно назвать доклад генерального директора Международного бюро труда "Инициатива столетия, касающаяся будущего сферы труда" (2015) <4>, доклад Глобальной комиссии по вопросам будущего сферы труда <5> и другие документы, которые посвящены нестандартным формам занятости на фоне стремительного развития информационных технологий.
--------------------------------
<1> Потапова Н.Д., Потапов А.В. Электронный трудовой договор // Закон и право. 2017. N 8. С. 67.
<2> Потапова Н.Д., Потапов А.В. Электронный трудовой договор: проблемы правового применения // Там же. 2018. N 8. С. 78.
<3> Потапова Н.Д., Потапов А.В. К вопросу о цифровизации трудовых отношений: теоретические и практические аспекты // Цифровое право. 2021. N 2 (2). С. 45 - 64. URL: https://doi.org/10.38044/2686-9136-2021-2-2-45-64 (дата обращения: 21.01.2022).
<4> Международная конференция труда, 104-я сессия, 2015 г. Доклад Генерального директора МБТ "Инициатива столетия, касающаяся будущего сферы труда". Женева: МБТ, 2015. URL: https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/%40ed_norm/%40relconf/documents/meetingdocument/wcms_369620.pdf (дата обращения: 21.01.2022).
<5> Работать ради лучшего будущего / Глобальная комиссия по вопросам будущего сферы труда. Женева: МБТ, 2019. URL: https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/dgreports/cabinet/documents/publication/wcms_662472.pdf (дата обращения: 21.01.2022).
Особенности регулирования трудовых отношений в связи с их цифровизацией исследуются в работах таких зарубежных ученых, как Дж. Прассл <6>, М. Рисак <7>, и многих других ученых.
--------------------------------
<6> Prassl J. Humans as a Service: The Promise and Perils of Work in the Gig Economy. First Edition. Oxford University Press. 2018. 199 p.
<7> Prassl J., Risak M. Uber, TaskRabbit & Co: Platforms as Employers? Rethinking the Labour Law of Crowdwork // The New Foundations of Labour Law. 2017. 150 p.
В стороне не остается и Россия. Отдельные проблемы цифровизации трудовых отношений подробно исследуются в трудах ведущих ученых-правоведов, в частности А.М. Куренного, И.А. Костян, Г.В. Хныкина <8>, Н.Л. Лютова <9>, А.А. Линца <10> и др.
--------------------------------
<8> Куренной А., Костян И., Хныкин Г. Цифровая экономика России. Электронное делопроизводство трудовых отношений // ЭЖ-Юрист. 2017. N 37. С. 10; Костян И.А., Куренной А.М., Хныкин Г.В. Трудовое право и цифровая экономика: сочетаются ли они? // Трудовое право в России и за рубежом. 2017. N 4. С. 10 - 12.
<9> Лютов Н.Л., Войтковская И.В. Водители такси, выполняющие работу через онлайн-платформы: каковы правовые последствия "уберизации" труда? // Актуальные проблемы рос. права. 2020. N 6. С. 149 - 159.
<10> Линец А.А. Проблемы квалификации отношений, складывающихся в рамках гиг-занятости // Трудовое право в России и за рубежом. 2021. N 3. С. 14 - 16.
Нормативное правовое регулирование труда старается не отставать от стремительно развивающихся общественных отношений. Так, Президентом Российской Федерации 9 мая 2017 г. был подписан Указ N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы". План реализации Стратегии включает в себя принятие законодательных и издание иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации. В развитие данного Указа Правительство Российской Федерации 28 июля 2017 г. приняло Распоряжение N 1632-р, которым утвердило программу "Цифровая экономика Российской Федерации". До принятия Федерального закона N 377 Правительством Российской Федерации также проводился широкомасштабный эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота в практику крупнейших работодателей России.
Перейдем к обзору внесенных Федеральным законом N 377 изменений.
Большинство внесенных изменений вступили в силу с 22 ноября 2021 г. При этом нормы, касающиеся взаимодействия Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, с Единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 1 сентября 2022 г. В части установления единых требований к составу и форматам электронных документов - с 1 марта 2023 г.
Если работодатель готов перейти на электронный документооборот, то он должен в первую очередь оценить свои технические возможности и определиться с выбором информационных систем. При этом необходимо учесть, что работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов, т.е. принятие решения о переходе на электронный документооборот потребует от работодателя, кроме организационных мероприятий, еще и дополнительных расходов не только на введение и применение электронного документооборота, но и расходов, связанных с получением работниками электронной подписи (в случае ее отсутствия) и с ее использованием, к которым, возможно, не каждый работодатель готов.
Так, внесенными изменениями в ТК РФ работодателям предлагаются к использованию два вида информационных систем:
Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России"), доступ к которой обеспечивается в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации);
информационная система работодателя, позволяющая обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее - информационная система работодателя).
При этом предполагается, что обе информационные системы будут совмещены с порталом государственных услуг. Указанные изменения в правовом регулировании позволяют предположить, что в будущем не исключена вероятность использования электронных документов, размещенных в указанных информационных системах, судебными и контрольно-надзорными органами <11> для выявления правонарушений в сфере труда, а также разрешения трудовых споров.
--------------------------------
<11> Потапова Н.Д., Потапов А.А. Новеллы государственного контроля в сфере труда // Закон и право. 2018. N 9. С. 54.
Кроме того, именно работодатель несет ответственность и расходы за обеспечение функционирования указанной системы и хранение документов в ней.
Таким образом, в случае, если работодатель примет решение о переводе документооборота в электронную форму, целесообразно наладить резервное копирование документов на внешние диски или иные ресурсы работодателя в целях минимизации риска утраты архива в информационной системе, применяемой для кадрового электронного документооборота.
Следующим важным нововведением является установление на федеральном уровне единых требований для всех категорий работодателей в части оформления типовых форм электронных кадровых документов.
Установление единых форм документов, с одной стороны, значительно упростит процессы автоматизации и проверки соблюдения требований трудового законодательства при регулировании трудовых отношений. С другой - потребует от работодателей отказа от применяемых в их практике и отточенных временем форм документов. При этом также не исключено, что вводимые формы в первое время, вероятно, не смогут учесть всех особенностей дифференциации регулирования трудовых правоотношений, что может негативно сказаться на отношениях между работником и работодателем.
Также важно отметить, что электронный документооборот потребует от работодателя разработки локального нормативного акта, который должен быть принят в обязательном порядке с учетом мнения первичной профсоюзной организации и требований ст. 372 ТК РФ. Положительно то, что законодатель определил основные моменты, которые должны быть отражены в локальном нормативном акте о введении электронного документооборота, что на практике, несомненно, окажет помощь работодателю при определении его содержания:
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Подчеркнем, что дата введения электронного документооборота в соответствующем локальном нормативном акте (далее - ЛНА) должна быть не ранее дня истечения срока уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, на что работодателям при определении этих сроков в ЛНА следует обратить особое внимание.
При этом законодатель на усмотрение работодателей оставляет вопросы включения в ЛНА, посвященные кадровому электронному документообороту, следующих аспектов:
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе (абз. 4 ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Важным аспектом, который может осложнить процесс внедрения кадрового электронного документооборота в организациях, особенно в крупных промышленных холдингах с большой численностью персонала, является необходимость получения согласия каждого работника на использование кадрового электронного документооборота при регулировании индивидуальных трудовых отношений с указанным работником, а также техническая и моральная готовность самих работников на переход к цифровому общению с работодателем. При этом важно понимать, что довольно высока вероятность того, что не все работники согласятся на присоединение к электронному документообороту, тогда работодателю в отношении "несогласных" придется оставить прежнюю систему взаимоотношений на бумажных носителях, что, вероятнее всего, отразится на увеличении объема работы кадровых служб, которым придется вести отдельно учет кадровой документации для разных категорий работников (для согласившихся и "несогласных").
При этом согласие не потребуется получать у лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 г. отсутствует трудовой стаж. Вместе с тем указанное правовое регулирование представляется небесспорным с позиции возможности признания указанной нормы дискриминирующей правовое положение работников, трудоустраивающихся после 31 декабря 2021 г.
Важно отметить, что внесенными изменениями законодатель также урегулировал вопросы использования различных видов электронных подписей работниками и работодателями, при этом подходы к применению электронных подписей работниками и работодателем различны.
Так, работодатель обязан использовать исключительно усиленную квалифицированную электронную подпись, в то время как работник может использовать как усиленную квалифицированную электронную подпись, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, и усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства при подписании и внесении изменений через системы электронного документооборота в следующие документы:
трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.
При этом для подписания других документов в сфере кадрового электронного документооборота работником также может использоваться простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
В свою очередь, работодатель для оформления иных документов в электронном документообороте может использовать лишь:
усиленную квалифицированную электронную подпись;
усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Важным моментом, о котором нельзя забывать для соблюдения порядка уведомления работников при внесении изменений в регулирование индивидуальных трудовых правоотношений и применении дисциплинарных взысканий, является исчисление сроков <12>.
--------------------------------
<12> Потапова Н.Д. Дисциплинарная ответственность работников: понятие, виды: учеб. пособие. Электрон. текстовые данные / под общ. ред. Н.Д. Потаповой. Саратов, 2017. 129 с. 978-5-4487-0160-3. URL: http://www.iprbookshop.ru/72885.html (дата обращения: 21.01.2022).
Так, в соответствии с нововведениями заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, посредством системы электронного документооборота, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Важно обратить внимание на то, что положения об электронном документообороте не применяются в отношении целого ряда документов: трудовых книжек, акта о несчастном случае на производстве, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, т.е. в отношении указанных документов применяются ранее действовавшие правила, с ними необходимо знакомить работников на бумажном носителе и под подпись (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Вместе с тем внесенные изменения в ТК РФ не разрешили некоторые проблемные вопросы, возникающие на практике.
В первую очередь не устранен недостаток, который уже отмечался в научной литературе. Так, на сегодняшний день ТК РФ никаким образом не регулирует порядок создания и численный состав кадровых служб (подразделений) работодателя, хотя порядок ведения кадрового делопроизводства с каждым годом усложняется и меняется, что требует не только наличия грамотных квалифицированных работников в отделах кадров, но и правового регулирования порядка создания таких подразделений.
Заметим, что в отдельных случаях ТК РФ регулирует условия формирования некоторых структурных подразделений в зависимости от численности работников у того или иного работодателя, например службы охраны труда. В то время как вопросы формирования кадровых служб пока законодателем не урегулированы. Представляется, что механизм определения порядка формирования кадровых служб, аналогичный службе охраны труда, можно было бы установить в ТК РФ <13>.
--------------------------------
<13> Потапова Н.Д., Потапов А.В. (2021). К вопросу о цифровизации трудовых отношений: теоретические и практические аспекты.
Хотя изменения, внесенные в ст. 312.1 ТК РФ, гласят, что работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ, полагаем, что все-таки при наличии индивидуального трудового спора с дистанционным работником сложно однозначно сказать, что будет иметь приоритет: нормы специального нормативного акта в отношении дистанционного работника или положения общего ЛНА в сфере электронного документооборота. Думается, что для дистанционных работников приоритет должен быть именно за специальным ЛНА, но все же в целях минимизации рисков целесообразно актуализировать положения ЛНА в сфере дистанционной занятости и привести его положения в соответствие с ЛНА в сфере электронного документооборота.
В завершение исследования можно отметить, что уже сейчас для дистанционных работников значительно расширены возможности использования электронного документооборота в трудовых отношениях, предоставлена возможность реализации различных видов "удаленки" (постоянно, временно, с вызовом на стационарные рабочие места <14>). Такой опыт, несомненно, поможет работодателям при внедрении кадрового электронного документооборота.
--------------------------------
<14> См. подробнее: Кудашкин А.В., Потапов А.В. Об изменении порядка регулирования дистанционной работы в России // Оборонно-промышленный комплекс: управление, экономика и финансы, право. 2021. N 2. С. 90 - 96.
Все инициативы законодателя направлены на обеспечение задач государства по внедрению цифровых технологий во все сферы общественной жизни, в том числе и в трудовых отношениях, и в конечном итоге - на достижение оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений и интересов государства как одну из основных задач ТК РФ.
Библиографический список
Потапова Н.Д., Потапов А.В. Электронный трудовой договор // Закон и право. 2017. N 8. С. 67.
Потапова Н.Д., Потапов А.В. К вопросу о цифровизации трудовых отношений: теоретические и практические аспекты // Цифровое право. 2021. N 2 (2). С. 45 - 64. https://doi.org/10.38044/2686-9136-2021-2-2-45-64.
Prassl J. Humans as a Service: The Promise and Perils of Work in the Gig Economy. First Edition. Oxford University Press. 2018. 199 p.
Prassl J. and Risak M. Uber, TaskRabbit & Co: Platforms as Employers? Rethinking the Labour Law of Crowdwork // The New Foundations of Labour Law. 2017. 150 p.
Куренной А., Костян И., Хныкин Г. Цифровая экономика России. Электронное делопроизводство трудовых отношений // ЭЖ-Юрист. 2017. N 37. С. 10.
Костян И.А., Куренной А.М., Хныкин Г.В. Трудовое право и цифровая экономика: сочетаются ли они? // Трудовое право в России и за рубежом. 2017. N 4. С. 10 - 12.
Лютов Н.Л., Войтковская И.В. Водители такси, выполняющие работу через онлайн-платформы: каковы правовые последствия "уберизации" труда? // Актуальные проблемы российского права. 2020. N 6. С. 149 - 159.
Линец А.А. Проблемы квалификации отношений, складывающихся в рамках гиг-занятости // Трудовое право в России и за рубежом. 2021. N 3. С. 14 - 16.
Потапова Н.Д., Потапов А.А. Новеллы государственного контроля в сфере труда // Закон и право. 2018. N 9. С. 54.
Потапова Н.Д. Дисциплинарная ответственность работников: понятие, виды: Учебное пособие / Под общ. ред. Н.Д. Потаповой / [Электронный ресурс]: учебное пособие / Н.Д. Потапова. Электрон. текстовые данные. Саратов: Вузовское образование, 2017. 129 с. 978-5-4487-0160-3. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/72885.html.
Кудашкин А.В., Потапов А.В. Об изменении порядка регулирования дистанционной работы в России // Оборонно-промышленный комплекс: управление, экономика и финансы, право. 2021. N 2. С. 90 - 96.
Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Трудовое право, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.