Организация работы архива в районном суде. Статьи по предмету Правоохранительные органы Российской Федерации

Наша компания оказывает помощь по написанию статей по предмету Правоохранительные органы Российской Федерации. Используем только актуальное законодательство, проекты федеральных законов, новейшую научную литературу и судебную практику. Предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все выполняемые работы даются гарантии

ЗАКАЗАТЬ

Вернуться к списку статей по юриспруденции

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА В РАЙОННОМ СУДЕ

В.В. ГОРЮНОВ

Для любого председателя районного суда очевидна важность правильной и эффективной организации работы архива, поскольку недостатки в деятельности данного подразделения, особенно если они приобретают системный характер, неминуемо повлекут серьезнейшие проблемы в судебном делопроизводстве, влияющие, в свою очередь, на возможность судебной защиты прав граждан, и, как следствие, выльются в поток обоснованных жалоб заинтересованных лиц.
Архив любого государственного органа - это хранилище, где аккумулируются результаты работы за предшествующие годы, материалы которого позволяют получить информацию о практической деятельности данного органа.

Как правило, в штатном расписании районного суда отсутствует такое структурное подразделение, как архив, однако архив существует в каждом суде. В связи с этим на практике приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда, которые согласно штатному расписанию относятся к другим подразделениям. Будем в дальнейшем называть таких лиц работниками архива.
Численность работников архива в каждом суде определяется в зависимости от реальной потребности, которая обусловливается объемом архивного фонда, документооборота, включая среднее количество ежедневно поступающих запросов от граждан, организаций, должностных лиц, а также площадью архивных помещений. Во многих малосоставных районных судах (прежде всего в сельской местности) ответственным за работу архива назначается одно лицо. В районных судах, осуществляющих работу в городах, ведение указанной работы возлагается, как правило, на нескольких сотрудников. В любом случае за данный участок отвечает небольшое число работников, что при временном отсутствии ответственного лица (отпуск, болезнь и т.п.) порождает проблему замещения. Для разрешения этой проблемы в суде распоряжением председателя должна быть установлена взаимозаменяемость соответствующих работников.
Чем же занимаются работники архива? Вообще согласно ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" архивное дело в Российской Федерации - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов <1>.
--------------------------------
<1> СЗ РФ. 2004. N 43. Ст. 4169.

Как пишут авторы учебного пособия "Архивное дело в суде", архивное дело в судах судебной системы Российской Федерации - судебная деятельность обеспечительного характера, осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей, которая направлена на комплектование, хранение, учет и использование документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного делопроизводства <2>.
--------------------------------
<2> Мамыкин А.С., Латышева Н.А. Архивное дело в суде: Учебное пособие. 2-е изд., доп. и испр. М.: РГУП, 2020. С. 10. Позволим себе не согласиться с предложенным указанными авторами определением в части того, что архивное дело осуществляется под руководством судей, поскольку в соответствии с п. 5 ч. 3 ст. 35 Федерального конституционного закона "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", п. 5 ч. 1 ст. 6.2 Закона РФ "О статусе судей в Российской Федерации" руководство деятельностью аппарата суда осуществляет председатель суда. Тем самым правильнее было бы утверждать, что и архивное дело в суде осуществляется под руководством председателя суда, а не судей.

В изложенных выше определениях понятие "архивное дело" употребляется в смысле деятельности, то есть в широком смысле, в то время как в основном ведомственном нормативном документе Судебного департамента об организации работы архива (п. 1.2 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. N 56 (далее - Инструкция N 56)) архивное дело понимается в узком смысле, а именно как архивный документ, то есть оформленное в соответствии с установленными требованиями дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме <3>.
--------------------------------
<3> СПС "КонсультантПлюс".

В архиве суда "оседают" не только судебные дела, рассмотренные судьями, но и документы (наряды, дела, производства), образуемые в ходе деятельности всех структурных подразделений (включая личные дела работников, переписка суда за разные годы, оригиналы судебных решений из уничтоженных дел и т.д.). Таким образом, в комплектовании фонда архива участвуют не только судьи, которые списывают судебные дела в архив, но и все структурные подразделения суда.
Следует понимать, что деятельность работников архива осуществляется в разных видах помещений: во-первых, служебный кабинет, где оборудовано непосредственно рабочее место ответственного лица, во-вторых, архивохранилище (которых в суде может быть и несколько, особенно если суд размещается в нескольких зданиях). Также Инструкцией N 56 в структуре архива предусмотрено наличие помещения для приема, временного хранения документов и участка выдачи документов (п. 12.1). Хранение архивных документов в служебном кабинете ответственных лиц недопустимо.
Неотъемлемым элементом деятельности ответственных сотрудников архива суда является работа с гражданами. Это и выдача по заявлениям граждан, представителей организаций, должностных лиц компетентных органов копий судебных решений, это и предоставление им возможности снятия копий и ознакомления с материалами дел. Указанное обусловливает необходимость наличия в суде помещения, позволяющего обеспечить ознакомление заинтересованных лиц с материалами дела и снятие ими копий.
Инструкция N 56 предусматривает, что ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива в условиях, исключающих изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу. Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств (п. 11.7, 11.6 Инструкции N 56).
Представляется наиболее рациональной организация ознакомления заинтересованных лиц с соответствующими материалами в служебном кабинете работников архива либо в ином специально приспособленном для этого служебном помещении, исключая, безусловно, помещение архивохранилища, доступ в которое посторонним лицам (включая всех иных работников суда, за исключением лишь работников архива) воспрещен.
Учитывая, что выполнение профессиональных обязанностей работниками архива осуществляется как в служебном кабинете, так и в архивохранилище, в суде может быть рассмотрен вопрос об установлении графика работы с гражданами указанных ответственных сотрудников.
Помещение архивохранилища должно отвечать нормативно установленным техническим требованиям, обеспечение соблюдения которых в значительной степени возлагается на работников архива. Так, для контроля температуры и влажности воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. Работники архива ведут журнал учета показаний данных измерительных приборов, отвечают за их поддержание в рабочем состоянии.
Ежегодно ответственными за работу архива должностными лицами составляется и подписывается председателем суда паспорт архива, который отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов.
Важным моментом в организации работы архива является обеспечение сохранности архивного фонда, исключение фактов утраты и хищения хранящихся дел и документов. Эти цели достигаются за счет следующих организационных мер:
- исключение доступа в архивохранилище всех иных лиц, за исключением работников архива, о чем упоминалось выше;
- опечатывание помещений архивохранилища;
- исключение хранения ключей от архивохранилища в условиях, допускающих возможность доступа иных лиц, за исключением работников архива;
- проверка наличия и состояния архивных дел в случаях, предусмотренных Инструкцией N 56;
- контроль возвращения ранее выданных дел.
В деятельности судей и работников аппарата суда нередко возникает необходимость истребования из архива ранее рассмотренных гражданских, уголовных и иных дел. В связи с этим следует учитывать, что выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений с письменного разрешения председателя, то есть на основании его резолюции на соответствующих заявках (служебных записках). Также дела могут выдаваться из архива на основании решения председателя по запросам компетентных органов и должностных лиц.
На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или где делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности. Кроме того, выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел. Карта-заместитель и указанная книга выдачи предназначены для контроля возврата ранее выданных дел, соответственно, работники архива периодически должны проверять по ним возвращение выданной документации. В случае длительного невозвращения дел ответственные работники обязаны информировать об этом председателя суда в целях принятия необходимых мер к возврату.
В архив передаются судебные дела, решения по которым обращены к исполнению и производство по которым окончено, поэтому, для того чтобы оказаться в архиве, рассмотренное дело должно быть к этому подготовлено. Решение о передаче дела в архив принимает судья либо председатель суда (в случае отсутствия либо выбытия судьи, рассмотревшего дело) путем наложения соответствующей резолюции с указанием срока хранения.
Среди коллег-судей, особенно молодых, автор не раз встречал суждение о том, что главная обязанность судьи - рассмотрение судебных дел. Действительно, в значительной степени это так и есть. Однако ни в коем случае нельзя недооценивать стадию передачи дел в архив, поскольку на данной стадии именно судья должен тщательно, что называется - от корки до корки, проверить материалы рассмотренного им гражданского, уголовного либо любого другого дела. Предметом такой проверки должны быть как минимум три основных блока вопросов:
1) полнота формирования дела, а именно все ли материалы приобщены к производству (включая важнейшие процессуальные судебные решения, подписаны ли они, проверка наличия диска с аудиозаписью судебного заседания при обязательном ее ведении и т.д.);
2) правильность оформления материалов дела - наличие достоверно и полно заполненной описи, справочного листа, соблюдение хронологической и логической последовательности материалов. На этой стадии судья элементарно должен проверить и убедиться, что в рассмотренном им деле все документы подшиты правильно (не вверх ногами), текст читается и при необходимости с них могут быть сняты качественные копии;
3) исполнение судебного решения - наличие сведений о направлении (вручении) копии судебного решения участникам процесса, наличие распоряжения об исполнении (в случае, когда это предусмотрено), сопроводительных писем о направлении исполнительных документов и т.д. Ненадлежащий контроль судьи за исполнением судебного решения может повлечь не только несвоевременное восстановление нарушенных прав граждан и организаций, обратившихся за судебной защитой, но и вообще неисполнение решения суда, то есть фактически обнуление результатов работы самого судьи, а также выхолащивание сути правосудия и умаление авторитета судебной власти.
Таким образом, пренебрегать обязанностями судьи в части делопроизводства на стадии сдачи дел в архив не стоит, о чем красноречиво свидетельствуют и периодически публикующиеся в Вестнике Высшей квалификационной коллегии судей РФ решения о привлечении судей к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее осуществление указанной работы.
Дела и другие документы поступают в архив суда после проведения экспертизы ценности, которая проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства (п. 4.1 Инструкции N 56).
В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, создается постоянно действующая экспертная комиссия суда. Состав комиссии утверждается председателем суда, сама комиссия действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43.
Экспертная комиссия суда осуществляет ряд функций, в том числе: организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения; принимает решение о согласовании описей дел постоянного и временных сроков хранения, по личному составу, номенклатуры дел, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимом повреждении архивных документов, предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.
На экспертную комиссию также возложена функция по взаимодействию с государственным архивом соответствующего региона. В рамкам выполнения данной функции, в частности, могут ставиться на обсуждение и рассматриваться вопросы о передаче для постоянного хранения в государственный архив ценных с исторической точки зрения документов. В частности, в государственный архив для постоянного хранения могут быть переданы материалы резонансных судебных дел, отражающие значимые для региона либо даже для страны события.
Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.
Фактически экспертиза ценности каждого рассмотренного и оконченного делопроизводством судебного дела осуществляется судьей (либо председателем суда в случае временного отсутствия соответствующего судьи), поскольку судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала и принимает решение о передаче его в архив с указанием на обложке срока хранения (данное решение заверяется подписью судьи либо председателя). В этих целях каждому судье и тем более председателю суда необходимо хорошо знать либо иметь в своем распоряжении в ближнем доступе (например, в виде памятки на рабочем столе) сведения о сроках хранения дел и материалов соответствующей категории <4>.
--------------------------------
<4> В настоящее время в районных судах применяются сроки хранения, установленные Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2022 г. N 242 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения" // СПК "КонсультантПлюс".

Каждая единица хранения хранится в архиве в течение установленного для данной категории срока, после чего подлежит уничтожению <5>. Для эффективной работы архива и исключения загромождения площадей архивохранилищ работниками архива совместно с администратором суда должна быть налажена систематическая работа по уничтожению дел с истекшим сроком хранения <6>. Непосредственно отбор дел к уничтожению осуществляют работники архива суда, о чем составляется соответствующий акт, который в последующем утверждается председателем.
--------------------------------
<5> Согласно п. 6.10 Инструкции N 56 из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение изымаются подлинники судебных решений (включая последующие определения и постановления, в том числе вышестоящих судов). На изъятых судебных решениях проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты, затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.
<6> Попутно отметим, что в Постановлении Совета судей РФ от 19 декабря 2012 г. "О состоянии судебной системы Российской Федерации и основных направлениях ее развития" в качестве одного из способа решения вопроса нехватки площадей для хранения архивных дел и документов в судах предложено создание в субъектах Российской Федерации объединенных региональных (межрегиональных) архивов. См.: Вестник Высшей квалификационной коллегии судей РФ. 2013. N 1.

Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение изымаются подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, включая решения вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, оставляются подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.
Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.
Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению сдаются на утилизацию в специализированные организации, а при отсутствии таковых уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

Литература

1. Мамыкин А.С. Архивное дело в суде: Учебное пособие / А.С. Мамыкин, Н.А. Латышева. 2-е изд., доп. и испр. Москва: РГУП, 2020. 220 с.

Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Правоохранительные органы Российской Федерации, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.

ИА ГАРАНТ