На что обратить внимание при оформлении справки по форме 2-НДФЛ?. Статьи по предмету Налоговое право

Наша компания оказывает помощь по написанию статей по предмету Налоговое право. Используем только актуальное законодательство, проекты федеральных законов, новейшую научную литературу и судебную практику. Предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все выполняемые работы даются гарантии

ЗАКАЗАТЬ

Вернуться к списку статей по юриспруденции

На что обратить внимание при оформлении справки по форме 2-НДФЛ?

Колосова И.Ю.

Какие обязанности по представлению сведений о доходах работников возложены на налоговых агентов? Для чего такие сведения нужны налоговым органам? Какова ответственность за непредставление таких сведений? Какими нормативными документами следует руководствоваться при оформлении справок по форме 2-НДФЛ? Какие разъяснения поступают от контролирующих органов по вопросам представления сведений о доходах? Обо всем этом читайте в представленной статье.

Правилами п. 2 ст. 230 НК РФ предусмотрено, что ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, налоговые агенты должны подавать в инспекцию по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период.
Такие сведения нужны налоговым органам, в первую очередь, в целях налогового администрирования налога на доходы физических лиц.
Кроме того, на основании данных сведений осуществляется мониторинг информации о доходах сотрудников с целью выявления с помощью компьютерной программы признаков основных нарушений:
- неперечисление удержанных сумм НДФЛ в бюджет;
- применение неправильных ставок налога;
- неполное представление сведений о доходах работников;
- неуплата налога и т.д.
Впоследствии данные такого мониторинга могут повлиять на включение организации в план выездных налоговых проверок.
Напомним, что за несвоевременное представление сведений о доходах работников в ИФНС возможен штраф:
- в размере 200 руб. за каждую несданную справку 2-НДФЛ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- от 300 до 500 руб. на должностных лиц (руководителя организации или ее главного бухгалтера) (ст. 15.6 КоАП РФ).
Сведения подаются по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. Напомним, что в названную форму Приказом ФНС России от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@ был внесен целый ряд изменений, в частности, скорректированы Справочники "Коды доходов", "Коды вычетов".
Согласно разд. I Рекомендаций <1> справки заполняются на основании данных учета доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
--------------------------------
<1> Рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__ год" приведены в Приложении к форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ утвержден Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@.
Рассмотрим отдельные вопросы, связанные с заполнением и представлением справки по форме 2-НДФЛ.
Сколько справок по форме 2-НДФЛ может быть оформлено в отношении отдельного работника? Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).
Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9% и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному физическому лицу и представляет в налоговый орган одну справку, при этом разд. 3 - 5 справки заполняются для каждой из ставок налога. Если справка не помещается на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Тогда на второй и последующих страницах вверху указывается номер страницы, а также повторяются заголовок "Справка о доходах физического лица за 20__ год", номер справки и ее дата.
Напомним, что в первоначальной редакции Приказа ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ справки по форме 2-НДФЛ представлялись налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента, отдельно по каждой ставке налога. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9% и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному физическому лицу и представляет в налоговый орган две отдельные справки. Ставка налога при этом указывалась в заголовке разд. 3 формы справки.
Заполняем поле "Признак". В соответствии с разд. II Рекомендаций в названном поле проставляется цифра:
- 1 - если справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ;
- 2 - если справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ.
В справке 2-НДФЛ с признаком 1 отражаются все доходы, облагаемые по разным ставкам, предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты и суммы налогов отдельно по каждой ставке. При этом в справке с признаком 1 указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке 2-НДФЛ с признаком 2, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке 2-НДФЛ с признаком 2. Соответствующие разъяснения представлены Минфином в Письме от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290.

Обратите внимание! Если организация представляла по итогам года справку 2-НДФЛ с признаком 2 об отсутствии возможности удержать налог, то ей также необходимо представить справку и с признаком 1.

В справке 2-НДФЛ с признаком 2 показываются только сумма дохода, с которой НДФЛ не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ. Такая справка предоставляется физическому лицу не позднее 1 месяца с даты окончания календарного года (не позднее 31 января следующего года). Данный документ необходим работнику, так как ему необходимо будет заплатить налог самостоятельно, то есть после окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать налог обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм НДФЛ прекращается и возлагается на самого налогоплательщика.

К сведению. На основании п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Такое же требование предусмотрено и ст. 62 ТК РФ. В данном случае поле "Признак" не заполняется. При этом в справке 2-НДФЛ перечисляются все суммы дохода (с расшифровкой по их видам) и НДФЛ отдельно по каждой ставке, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов. Согласно ст. 62 ТК РФ справка о доходах без кода признака выдается работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Количество выдаваемых налогоплательщику справок по форме 2-НДФЛ по его заявлению гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ не ограничено.

Заполняем строку 5.5 "Сумма налога перечисленного". Отметим, что данная строка заполняется в отношении сумм налога, исчисленных с доходов, полученных начиная с 2011 г. До этого времени показатель о перечисленных в бюджет суммах НДФЛ отсутствовал.
В Письме ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@ был рассмотрен вопрос об оформлении справки по итогам года. По мнению налогового агента, на практике возникает ситуация, когда в справке значения строк 5.3 "Сумма налога исчисленная" и 5.4 "Сумма налога удержанная" не будут равны значению строки 5.5 "Сумма налога перечисленного". Это обусловлено тем, что НДФЛ за последний месяц налогового периода перечисляется в бюджет уже в следующем налоговом периоде.
Отвечая на вопрос, специалисты налогового ведомства напомнили нормы налогового законодательства. Так, согласно п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. При этом в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ налоговому агенту нужно перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.
Следовательно, если заработная плата за декабрь начислена работникам и выплачена в январе следующего года (например, выплата зарплаты осуществляется 5 числа каждого месяца), то при заполнении разд. 3 "Доходы, облагаемые по ставке __%" справки должны быть отражены все доходы, начисленные и выплаченные работнику за выполнение трудовых обязанностей, в том числе доходы за декабрь месяц, выплаченные в январе месяце.
При этом в строке 5.5 "Сумма налога перечисленного" справки указывается сумма налога, перечисленного за налоговый период, включая сумму налога, перечисленного за декабрь месяц в январе месяце.
Отметим, что позиция налогового ведомства, изложенная в указанном Письме, была согласована с Департаментом налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина и доведена до нижестоящих налоговых органов.
Также разъяснения чиновников по вопросу о порядке заполнения справок о доходах физических лиц в случае, если заработная плата за декабрь одного года начислена работникам и выплачена в январе другого, представлены в Письме ФНС России от 12.01.2012 N ЕД-4-3/74.
О представлении формы 2-НДФЛ на работников обособленного подразделения. Чиновники финансового ведомства настаивают на том, что такие справки нужно представлять по месту обособленного подразделения. По данному вопросу ведомством был выпущен целый ряд писем.
В Письме Минфина России от 04.12.2012 N 03-04-06/8-341 был рассмотрен вопрос: имеет ли право организация (ООО) представлять сведения о доходах физических лиц - работников обособленного подразделения по форме 2-НДФЛ в налоговые органы по месту нахождения головной организации?
Минфин уточнил, что согласно п. 7 ст. 226 НК РФ совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. Налоговые агенты - российские организации, указанные в п. 1 ст. 226 НК РФ, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.
Таким образом, суммы НДФЛ, исчисленного и удержанного с доходов работников обособленного подразделения, должны быть перечислены в бюджет по месту учета организации по месту нахождения соответствующего обособленного подразделения.
Пунктом 2 ст. 230 НК РФ установлено, что налоговые агенты представляют сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета. Обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода, по месту учета налогового агента в налоговом органе.
Таким образом, организация, являющаяся налоговым агентом и имеющая обособленное подразделение, сведения о доходах физических лиц в отношении работников обособленного подразделения организации представляет по месту учета организации в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения.
В Письме от 22.01.2013 N 03-04-06/3-17 Минфин разъяснил: сведения о доходах работников обособленного подразделения необходимо подавать в налоговый орган по месту учета соответствующего обособленного подразделения, в который производится перечисление НДФЛ за таких работников. При этом факт наличия или отсутствия отдельного баланса и расчетного счета у подразделения не имеет значения.
Вместе с этим финансисты отмечают следующий нюанс: если обособленные подразделения организации находятся в одном муниципальном образовании, на территориях, подведомственных разным налоговым органам, то она может быть поставлена на учет по месту нахождения одного из таких обособленных подразделений, которое она сама выберет. НДФЛ, удержанный с доходов работников всех обособленных подразделений, находящихся в этом муниципальном образовании, в таком случае перечисляется по месту учета такого обособленного подразделения. Соответственно, справка 2-НДФЛ представляется туда же.
В Письме Минфина России от 07.12.2012 N 03-04-06/8-345 рассмотрена следующая ситуация. Физическое лицо, являющееся работником банка (ОАО), получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях банка, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, и, кроме того, получало доход по вкладам в банке, работником которого является. Учитывая, что в отношении доходов в виде процентов, получаемых по вкладам в банке, НДФЛ уплачивается по месту учета головной организации, возможно ли представление сведений об иных доходах работников обособленных подразделений также по месту учета головной организации (одной справкой по форме 2-НДФЛ)?
В ответе Минфин отметил, что согласно Рекомендациям в п. 1.1 разд. 1 справки для налоговых агентов - организаций отражаются ИНН и КПП.
В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников, получающих доходы от ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.
В п. 1.3 "Код ОКАТО" разд. 1 справки указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).
В связи с этим за период работы сотрудников банка в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, следует представлять справки о доходах с указанием КПП и ОКАТО данных обособленных подразделений.
С другими разъяснениями контролирующих органов по вопросу представления справок обособленными подразделениями можно ознакомиться в Письмах Минфина России от 05.04.2012 N 03-04-06/8-103, от 16.12.2011 N 03-04-06/3-348, от 21.09.2011 N 03-04-06/3-229, ФНС России от 30.05.2012 N ЕД-4-3/8816@.
Отдельно скажем несколько слов о представлении справок по форме 2-НДФЛ налогоплательщиками, относящимися к категории крупнейших. Согласно абз. 4 п. 3 ст. 80 НК РФ такие налогоплательщики представляют все декларации и расчеты в инспекцию по месту учета в качестве крупнейших.
В Письме от 26.12.2012 N ЕД-4-3/22280@ ФНС разъяснила, в какую инспекцию следует подавать сведения по форме 2-НДФЛ организации, если она отнесена к категории крупнейших налогоплательщиков и имеет обособленные подразделения.
Налоговое ведомство отметило, что представление юридическим лицом сведений о доходах работников обособленных подразделений в инспекцию по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика не противоречит нормам Налогового кодекса и нормативным документам Минфина и ФНС. Прием таких сведений все равно произведет налоговый орган по месту учета организации по соответствующему обособленному подразделению.
По мнению ФНС, крупнейшие налогоплательщики вправе самостоятельно выбрать способ представления сведений по форме 2-НДФЛ в отношении сотрудников обособленного подразделения: либо в инспекцию по месту нахождения такого подразделения, либо в режиме "одного окна" в налоговый орган по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика.
Оформление справки при проведении перерасчета НДФЛ за предшествующие налоговые периоды. Согласно разд. I Рекомендаций сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой справки.
В Письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-3/15317 рассмотрено обращение налогоплательщика, из которого следовало, что в 2012 г. было произведено уточнение налоговых обязательств за 2011 г. в отношении работника, уволившегося в 2011 г. В результате перерасчета был установлен факт излишнего удержания налоговым агентом в 2011 г. НДФЛ из доходов данного работника. В соответствии со ст. 231 НК РФ в 2012 г. налогоплательщик обратился к налоговому агенту с заявлением о возврате излишне удержанного НДФЛ.
При таких условиях, если возврат налогоплательщику суммы излишне удержанного НДФЛ произведен налоговым агентом, налоговому агенту следует оформить в отношении данного налогоплательщика уточненную справку за 2011 г., исправив строки 5.3 - 5.5 уточненной справки в соответствии с показателями, образовавшимися после перерасчета. Пункт 5.6 уточненной справки при этом не заполняется. Представление справки в отношении данного налогоплательщика за 2012 г. не требуется. Отражение факта возврата НДФЛ налоговым агентом налогоплательщику в справках, оформляемых за других налогоплательщиков, Рекомендациями не предусмотрено.
Оформление справки при начислении и невыплате дохода. В Письме ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5888@ был рассмотрен вопрос о порядке заполнения справки по форме 2-НДФЛ в случае выплаты работнику доходов в виде оплаты отпуска, а также в случае если работник был отозван из отпуска по приказу руководителя и начисленные суммы отпускных он фактически не получил.
Чиновники ведомства напомнили норму пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, согласно которой дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, независимо от того, за какой месяц она была начислена. С учетом данного правила при заполнении справки по форме 2-НДФЛ указанные доходы отражаются в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были фактически выплачены.
При отзыве работника из отпуска налоговый агент производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы налога на доходы физических лиц. Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется налог. Поскольку в рассматриваемом случае сотрудник был отозван из отпуска по приказу руководителя и начисленные суммы отпускных фактически он не получил, такие суммы отпускных в разд. 3 формы 2-НДФЛ не отражаются.

Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Налоговое право, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.

ИА ГАРАНТ